Le récolement est un état des lieux des archives, dressé lors d’un renouvellement de l’exécutif.
Il se présente s
ous la forme d’un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant), et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d’un état sommaire des archives présentes en mairie.
Le récolement est une obligation réglementaire découlant des responsabilités légales du maire en matière d’archives. Il ne donne donc pas lieu à une délibération municipale.
Le récolement des archives dégage la responsabilité du maire sortant, et engage celle du maire entrant, pendant la durée de son mandat sur les documents présents au procès-verbal.
Il est donc particulièrement important en cas de perte de documents.
Il est cosigné par le maire sortant et par le maire entrant, même s’il s’agit de la même personne.
Le procès-verbal de récolement (modèle joint) est à rédiger en 3 exemplaires : pour le maire sortant, pour les archives communales et pour les Archives départementales.
Textes de référence :
Code du patrimoine article L212-6 et L212-6-1
Arrêté ministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes modifié
L’association des archivistes français (AAF) met également à disposition des outils pour préparer le récolement.
https://www.archivistes.org/-Ressources-pour-les-elus-locaux-